167. Реєстри для реєстрації нотаріальних дій використовуються протягом календарного року.

Одночасно нотаріус може вести один загальний реєстр для реєстрації будь-яких нотаріальних дій, по одному спеціальним реєстром для реєстрації конкретних нотаріальних дій, передбачених законодавством Російської Федерації (реєстрація угод, засвідчення справжності підпису, видача свідоцтв про право на спадщину і т.д.), і кілька реєстрів для реєстрації засвідчення вірності копій документів (далі - реєстр для реєстрації копій).

Ведення спеціальних реєстрів не виключає можливості реєстрації в загальному реєстрі будь-яких нотаріальних дій, в тому числі і тих, для реєстрації яких передбачені спеціальні реєстри.

За рішенням нотаріальної палати допускається одночасне ведення двох і більше загальних реєстрів. В такому випадку спеціальні реєстри не ведуться.

Кожному реєстру присвоюється індекс відповідно до номенклатури справ, реєстри нумеруються. Індекс і номер реєстру вказуються на обкладинці реєстру.

Загальні реєстри нумеруються арабськими цифрами послідовно в міру їхнього закладу після закінчення попереднього реєстру (1, 2, 3 і т.д.).

При веденні декількох загальних реєстрів кожному реєстру присвоюється окремий (індивідуальний) цифровий номер, незмінний протягом календарного року, наприклад, 1, 2, 3. Зазначені номери реєстрів зберігаються до кінця календарного року незалежно від кількості томів даних реєстрів.

Присвоєння номерів спеціальним реєстрів (за винятком реєстрів для реєстрації копій) проводиться у міру закінчення попереднього реєстру та заклади подальшого реєстру, здійснюється їх порядкова нумерація. До порядкового номера спеціального реєстру, що позначається арабськими цифрами, додається буква, відповідна найменуванню нотаріальної дії. Наприклад, 1С - номер першого реєстру, заведеної для реєстрації угод; 2С - номер другого реєстру для реєстрації угод, заведеної після закінчення першого реєстру, і т.д.

Нумерація реєстрів для реєстрації копій здійснюється в спеціальному порядку. Реєстри для реєстрації копій нумеруються за допомогою цифрового і буквеного позначення. Цифра номера реєстру для реєстрації копій (в зв'язку з можливістю одночасного ведення декількох реєстрів) залишається незмінною протягом року. Наприклад, при одночасному закладі нотаріусом двох реєстрів для реєстрації копій, першого реєстру присвоюється номер 1К, другого - 2К. Зазначені номери реєстрів зберігаються до кінця календарного року незалежно від кількості томів даних реєстрів.

Кожній нотаріальній дії, внесеного до реєстру, присвоюється індивідуальний реєстраційний номер.

Індивідуальний реєстраційний номер нотаріальної дії, зареєстрованого в реєстрі, складається з номера реєстру і порядкового номера нотаріальної дії, присвоєного йому відповідно до реєстрації в даному реєстрі згідно

розмір шрифту

чинна редакція

НАКАЗ Мін'юсту РФ від 19-11-2009 403 (ред від 08-04-2010) Про затвердження Правил НОТАРІАЛЬНОГО ДІЛОВОДСТВА (2017) Актуально в 2017 році

XII. Порядок ведення та заповнення реєстрів для реєстрації нотаріальних дій

175. Реєстри для реєстрації нотаріальних дій (далі - реєстр) використовуються протягом календарного року. Кожному реєстру присвоюється самостійний порядковий номер.

Для записів певних видів нотаріальних дій допускається ведення спеціальних реєстрів. В цьому випадку до порядковому номеру реєстру додається буква, відповідна найменуванню нотаріальної дії, наприклад: N 1С - для реєстрації угод; N 1К - для реєстрації копій; N 1Д - для реєстрації довіреностей. При цьому нумерація таких реєстрів ведеться окремо щодо кожного виду нотаріальної дії, наприклад: N 1С, N 2С, N 3С і т.д. - для реєстрації угод, N 1К, N 2К, N 3К і т.д. - для реєстрації копій.

176. Записи в реєстрі виробляються ручкою, акуратно і розбірливо, з використанням барвників синього або фіолетового кольору.

177. Незаповнені рядки в реєстрі мають бути прокреслені, підчищення не допускаються. Допускається внесення поправок, в обов'язковому порядку застерігаються в кінці запису, в яку внесено поправку. Поправка завіряється підписом нотаріуса (у вигляді його розпису) з проставленням дати (число, місяць, рік - арабськими цифрами).

178. У разі виявлення помилок у нумерації нотаріальних дій у реєстрі нотаріусом про це складається акт, датований і підписується нотаріусом в порядку, передбаченому пунктом 177 Правил. Акт підклеюється в кінець реєстру, на місце склейки ставиться відбиток печатки нотаріуса з відтворенням Державного герба Російської Федерації, який проставляється таким чином, щоб частина зображення печатки була розташована на акті, частина - на реєстрі.

179. Записи в реєстрі можуть проводитися нотаріусом, стажистом нотаріуса, помічником нотаріуса або іншим уповноваженим на це особою, яка працює за трудовим договором у державній нотаріальній конторі або у нотаріуса, що займається приватною практикою.

180. В графі 1 реєстру вказується порядковий номер нотаріальної дії з початку календарного року.

У разі ведення нотаріусом спеціальних реєстрів для записів певних видів нотаріальних дій до порядковому номеру нотаріальної дії додається буква, зазначена в порядковому номері даного реєстру, наприклад: 114К; 227Д.

При засвідченні вірності кількох копій одного документа допускається нумерація вчинюваних нотаріальних дій одним записом, наприклад: 1 - 6 - при засвідченні вірності шести копій одного документа; 7 - 11 - при засвідченні вірності п'яти копій одного документа.

181. В графі 2 реєстру вказується дата вчинення нотаріальної дії, яка повинна збігатися з датою, зазначеної в посвідчувальному написі, у свідоцтві чи іншому документі, виданому нотаріусом.

182. В графі 3 реєстру зазначаються такі дані, що ідентифікують особу, яка звернулася за вчиненням нотаріальної дії: ім'я громадянина та його місце проживання.

При вчиненні нотаріальної дії від імені юридичної особи вказуються дані, що ідентифікують представника юридичної особи, а також повне найменування, місце знаходження та реквізити державної реєстрації (номер, дата реєстрації та орган, який здійснив державну реєстрацію) юридичної особи.

Крім даних про осіб, які звернулися за вчиненням нотаріальної дії, вказуються вищеперелічені дані про свідків, перекладачів, виконавців заповіту, особах, які підписують документ замість особи, яка не може власноручно розписатися.

Якщо за вчиненням одного нотаріальної дії звернулась кілька осіб, то названі в абзаці першому цього пункту дані вказуються в графі 3 реєстру щодо кожного з цих осіб.

183. В графу 4 реєстру вписуються реквізити (серія, номер, дата видачі та найменування органу, що видав документ) документа, що посвідчує особу громадян, зазначених у пункті 8 цього порядку, і дата народження (число, місяць, рік - арабськими цифрами) цих осіб .

При зверненні за вчиненням нотаріальної дії представника фізичної або юридичної особи крім відомостей, зазначених у абзаці першому цього пункту, вказуються реквізити документа, що підтверджує його повноваження (найменування, дата видачі, ким виданий, а в разі посвідчення документа - також дата, реєстраційний номер посвідчення, прізвище, ініціали та посада особи, яка посвідчила документ), статус або посада цієї особи при їх наявності та реквізити (серія, номер, дата видачі та найменування органу, що видав документ визнач ент) документа, що підтверджує даний статус або посада.

184. В графі 5 реєстру зазначається стислий зміст нотаріальної дії з урахуванням особливостей, передбачених у цьому пункті.

При засвідченні вірності копії документа зазначаються найменування документа; його короткий зміст; прізвище, ім'я, по батькові громадянина і (або) найменування юридичної особи, яким належить цей документ; ким виданий документ і дата його видачі. Наприклад: "Копія свідоцтва про народження Іванової Софії Павлівни, виданого 10.05.1982 Радянським РАГСом м Воронежа".

Якщо засвідчується вірність декількох копій одного документа, то вказується число примірників копій. Наприклад: "3 копії свідоцтва про народження Іванової Софії Павлівни, виданого 10.05.1982 Радянським РАГСом м Воронежа".

Якщо засвідчується вірність одній копії документа, викладеної на одній сторінці, кількість копій і сторінок в реєстрі не вказується.

Якщо копія документа викладена на кількох сторінках, то вказується кількість сторінок копії. Наприклад: "Копія свідоцтва про народження Іванової Софії Павлівни, виданого 10.05.1982 Радянським РАГСом м Воронежа, на 2 сторінках"; "3 копії свідоцтва про народження Іванової Софії Павлівни, виданого 10.05.1982 Радянським РАГСом м Воронежа, на 2 сторінках".

При посвідченні угод, в тому числі згод, довіреностей, вказується вид угоди, а щодо договорів також вказується предмет угоди. Наприклад: "Договір купівлі-продажу квартири", "Заповіт", "Довіреність", "Згода". У такому ж порядку записуються видані нотаріусом свідоцтва (про право на спадщину, про право власності на частку в спільному майні подружжя, про знаходження громадянина в живих і т.д.).

При здійсненні нотаріусом протестів (морської протест, виконавчі написи), виконавчих написів, прийняття в депозит грошей і цінних паперів вказується найменування вчиненої нотаріальної дії.

При посвідченні документа, екземпляр якого не залишається в справах нотаріуса, вказуються прізвище, ім'я, по батькові громадянина і (або) повне найменування юридичної особи, щодо якої здійснюється повноваження, місце проживання або місце знаходження цієї особи, короткий зміст повноваження. Наприклад: "Довіреність на ім'я Іванова Івана Петровича, що проживає: м Москва, вул. Свободи, д. 36, кв. 47, на продаж за ціну і на умовах на його розсуд квартири за адресою: м Москва, вул. Вавилова, д. 5а, кв. 32, представництво в різних організаціях, збір і подачу документів, реєстрацію переходу прав і договору, отримання грошей і зареєстрованих документів, терміном на 1 рік, без права передоручення ".

При засвідченні справжності підпису на документі зазначаються найменування нотаріальної дії і документа, на якому може бути засвідчена справжність підпису.

185. В графі 6 реєстру вказується цифрами сума держмита (нотаріального тарифу), стягнутої за вчинення нотаріальної дії.

Якщо стягнута держмито (нотаріальний тариф) повертається повністю або частково, то в цій графі вказуються реквізити документа (серія, номер, дата видачі та найменування органу, що видав документ), на підставі якого повертається держмито (нотаріальний тариф), і повернута сума (цифрами) .

Якщо особа звільняється (повністю або частково) від сплати державного мита (нотаріального тарифу) за вчинення нотаріальної дії, то в реєстрі записується наступне: "Від сплати звільнений на підставі (зазначається підстава звільнення від сплати) в розмірі (вказується 100% або 50%) ".

186. В графі 7 реєстру всі особи, які з'явилися за вчиненням нотаріальної дії, власноруч пишуть свої ініціали та прізвище і проставляють розпис.

При звільненні особи (повністю або частково) від сплати державного мита (нотаріального тарифу) за вчинення нотаріальної дії цю особу також власноруч вказує: "Надана пільга зі сплати державного мита (нотаріального тарифу) в розмірі (вказується 100% або 50%)".

У разі надання пільги зі сплати державного мита (нотаріального тарифу) за вчинення нотаріальної дії запис, зазначена в абзаці другому цього пункту, здійснюється перед внесенням до реєстру ініціалів, прізвища та проставлення розпису.

При вчиненні нотаріальної дії щодо особи, яка не може розписатися власноручно, особа, яка підписала документ замість нього, власноруч пише: "З огляду на (вказується причина, по якій особа не може підписатися особисто) Іванова І.П. за нього - (далі відбуваються дії , зазначені в абзацах першому і другому цього пункту) ".

Поправок (дописок, приписок, виправлень), в обов'язковому порядку застерігаються. Поправки повинні бути зроблені так, щоб усе помилково написане, а потім закреслене або виправлене можна було прочитати в первісному вигляді, при цьому не допускається використання коректує фарби. Поправки завіряються підписом нотаріуса.

7. Записи до реєстру можуть вноситися нотаріусом, стажистом нотаріуса, помічником нотаріуса або іншим уповноваженим на це особою, яка працює за трудовим договором у державній нотаріальній конторі або у нотаріуса, що займається приватною практикою.

8. У графі 1 реєстру вказується порядковий номер нотаріальної дії з початку календарного року.

Індивідуальний номер реєстру, що є складовою частиною номера нотаріальної дії відповідно до пункту 167 Правил нотаріального діловодства, в графі 1 може не проставлятися.

При засвідченні вірності кількох копій одного документа допускається вказівка ​​тільки першого і останнього реєстраційних номерів за реєстром скоєного нотаріальної дії.

9. У графі 2 реєстру вказується дата вчинення нотаріальної дії, яка повинна збігатися з датою, зазначеної в посвідчувальному написі, у свідоцтві чи іншому документі, виданому нотаріусом, якщо інше не випливає із змісту нотаріальної дії.

10. У графі 3 реєстру при вчиненні нотаріальної дії від імені фізичної особи вказуються його прізвище, ім'я, по батькові (за наявності), дата його народження (число, місяць, рік - арабськими цифрами) та місце його проживання.

При вчиненні нотаріальної дії від імені юридичної особи вказується його найменування відповідно до установчих документів, місце знаходження, документи, що підтверджують правоздатність юридичної особи.

Відносно представника фізичної або юридичної особи (в тому числі батьків, опікунів, піклувальників, осіб, що діють за дорученням) в графі 3 крім відомостей, зазначених у абзацах першому та другому цього пункту, вказуються реквізити документа, що підтверджує його повноваження (найменування, дата видачі , ким виданий, якщо документ засвідчений, - дата, реєстраційний номер посвідчення, прізвище, ініціали, посада особи, яка посвідчила документ), статус або посада цієї особи (за наявності) та реквізити документа, подтверждающіі го даний статус або посада (серія, номер, дата видачі та найменування органу, що видав документ).

У графі 3 спочатку зазначаються відомості про яку подає, потім про представника.

Крім даних про осіб, які звернулися за вчиненням нотаріальної дії, вказуються перераховані в абзаці першому цього пункту дані про свідків, перекладачів, виконавців заповіту, особах, які підписують документ замість особи, яка не може власноручно підписати (із зазначенням причини, за якою особа, яка звернулася за вчиненням нотаріальної дії, не може власноручно підписати).

Також відносно представника фізичної або юридичної особи (в тому числі батьків, опікунів, піклувальників, осіб, що діють за дорученням), свідків, перекладачів, виконавців заповіту, осіб, які підписують документ замість особи, яка не може власноручно підписати, вказується відповідний статус: представник, свідок, перекладач, виконавець заповіту, особа, яка підписала документ замість особи, яка не може власноручно підписати.

Якщо за вчиненням одного нотаріальної дії звернулась кілька осіб, то перелічені в абзацах першому і другому цього пункту дані фізичних і юридичних осіб вказуються в графі 3 реєстру щодо кожного з цих осіб.

   реєстрі, дані, названі в абзацах першому і другому графі 3 графі 3 реєстру слів "він (вона, вони) ж" або посилання на номер запису першого нотаріальної дії.

При внесенні відомостей про нотаріальну дію до реєстру нотаріальних дій Єдиної інформаційної системи нотаріату в графі 3 вказуються тільки прізвище, ім'я, по батькові (за наявності) особи, яка його поставила в графі 8 реєстру.

графі 3 реєстру слів "він (вона, вони) ж" або посилання на номер запису першого нотаріальної дії.

11. У графу 4 реєстру вносяться реквізити (серія, номер, дата видачі та найменування органу, що видав документ) документа, що посвідчує особу.

Якщо одне або кілька осіб звернулися за вчиненням декількох нотаріальних дій, які послідовно реєструються в реєстрі, дані, названі в абзаці першому цього пункту, можуть бути вказані в графі 4 реєстру один раз: при реєстрації першого нотаріальної дії, що здійснюється для даного (их) особи (осіб). При реєстрації наступних нотаріальних дій, здійснюваних для цього (их) особи (осіб), допускається вказівка ​​в графі 4 реєстру слів "то (той, ті) ж" або посилання на номер запису першого нотаріальної дії.

При внесенні відомостей про нотаріальну дію до реєстру нотаріальних дій Єдиної інформаційної системи нотаріату графа 4 не заповнюється.

При вчиненні нотаріальної дії в послідовності, визначеною в графі 3, вписуються реквізити (серія, номер, дата видачі та найменування органу, що видав документ) документів, що засвідчують особистості відповідних осіб.

Якщо одна особа або кілька осіб після вчинення нотаріальної дії, відомості про який внесені до реєстру нотаріальних дій єдиної інформаційної системи нотаріату, звернулися за вчиненням іншого нотаріальної дії, допускається вказівка ​​в графі 4 реєстру слів "то (той, ті) ж" або посилання на номер запису першого нотаріальної дії.

12. У графі 5 реєстру викладається короткий зміст нотаріальної дії з урахуванням особливостей, передбачених у цьому пункті, а також вказується форма нотаріального документа, якщо нотаріальний документ виготовлений в електронній формі.

13. При засвідченні вірності копії документа зазначаються: найменування документа; його короткий зміст; прізвище, ім'я, по батькові (за наявності) громадянина або найменування юридичної особи, яким належить цей документ; ким виданий документ і дата його видачі.

Якщо засвідчується вірність декількох копій одного документа, то вказується число примірників копій.

Якщо засвідчується вірність одній копії документа, викладеної на одній сторінці, кількість копій і сторінок в реєстрі не вказується.

Якщо копія документа викладена на кількох сторінках, то вказується кількість сторінок копії.

14. При посвідченні угод, екземпляр яких залишається в справах нотаріуса, вказується вид угоди, а щодо договорів також вказується предмет угоди. При видачі нотаріусом свідоцтва в графі 5 реєстру зазначається вид свідоцтва (наприклад, про право на спадщину, про право власності на частку в спільному майні подружжя, яке видається пережили дружину, про знаходження громадянина в живих).

При здійсненні нотаріусом протестів (морської протест, виконавчі написи), виконавчих написів, прийняття в депозит грошей і цінних паперів вказується найменування вчиненої нотаріальної дії.

При засвідченні справжності підпису на документі зазначаються найменування нотаріальної дії і короткий зміст документа, на якому може бути засвідчена справжність підпису.

15. При посвідченні документа, екземпляр якого не залишається в справах нотаріуса, викладається короткий зміст документа.

16. При внесенні відомостей про нотаріальну дію до реєстру нотаріальних дій Єдиної інформаційної системи нотаріату в графі 5 реєстру зазначається тільки найменування нотаріальної дії.

17. У графі 6 реєстру вказується цифрами сума державного мита (нотаріального тарифу), стягнутої за вчинення нотаріальної дії.

Якщо стягнута державне мито (нотаріальний тариф) повертається повністю або частково, то в цій графі вказуються реквізити документа (серія, номер, дата видачі та найменування органу, що видав документ), на підставі якого повертається державне мито (нотаріальний тариф), і повернута сума ( цифрами).

Якщо особа звільняється (повністю або частково) від сплати державного мита (нотаріального тарифу) за вчинення нотаріальної дії, то в реєстрі записується підставу звільнення від сплати державного мита (нотаріального тарифу) і розмір наданої пільги в рублях.

При вчиненні нотаріальної дії поза приміщенням нотаріальної контори в графі 6 реєстру вказується адреса, за якою вчинено нотаріальну дію.

18. У графі 7 реєстру вказуються цифрами суми, отримані нотаріусом за надання послуг правового та технічного характеру.

Якщо послуги правового та технічного характеру не виявлялися, в графі 7 реєстру проставляється прочерк.

19. У графі 8 реєстру всі особи, які звернулися за вчиненням нотаріальної дії, а також рукоприкладчик, перекладач, свідки, виконавець заповіту власноручно навпаки записи в графі 4 про документ, що посвідчує особу відповідної особи, записують свої ініціали та прізвище і проставляють підпис.

Замість ініціалів особи, яка стала за вчиненням нотаріальної дії, а також рукоприкладчика, перекладача, свідка, виконавця заповіту можуть бути повністю написані його ім'я та по батькові (за наявності).

20. Якщо одна особа звернулося одночасно за вчиненням декількох нотаріальних дій, які послідовно реєструються в реєстрі, його прізвище та ініціали можуть бути вказані в графі 8 реєстру один раз при реєстрації першого нотаріальної дії, що здійснюється для цієї особи. При реєстрації наступних нотаріальних дій, здійснюваних для цієї особи, допускається проставлення тільки підписи.

Від правильної постановки ведення діловодства в нотаріальній конторі в значній мірі залежить належна організація нотаріусів, чітке і швидке обслуговування громадян і організацій, культура оформлення документів.

На жаль, на сьогоднішній день порядок ведення діловодства є одним з найбільш неврегульованих законодавством питань нотаріальної практики.

Відповідно до ст. 9 Основ законодавства РФ про нотаріат нотаріальне діловодство здійснюється нотаріусами відповідно до правил, що затверджуються Міністерством юстиції РФ спільно з Федеральною нотаріальною палатою. Однак до теперішнього часу правила ведення діловодства не розроблені. Єдиним документом, формально не скасованими, хоча і істотно застарілим, є Інструкція з діловодства в державних нотаріальних конторах Української РСР, затверджена Міністерством юстиції Української РСР 19 серпня 1976 р N 32. В той же час єдиний порядок ведення діловодства необхідний. Особливо важливе значення це має при передачі справ від одного нотаріуса до іншого в зв'язку зі складанням повноважень. Поруч регіональних нотаріальних палат розроблені власні інструкції (положення, правила і т.п.) з діловодства, що застосовуються нотаріусами в межах області, причому деякі з них підготовлені на високому професійному рівні, проте юридична сила таких місцевих правил вельми умовна.

З метою єдності практики ведення діловодства усіма нотаріусами і через брак іншого нормативного матеріалу доцільно, очевидно, дотримуватися хоча б основних правил, встановлених вищеназваної Інструкції і додатком N 1 до неї, природно, з урахуванням мінливих вимог цивільного та сімейного законодавства.

При оформленні нотаріальних дій нотаріусам слід керуватися Наказом Міністерства юстиції РФ від 10 квітня 2002 N 99 «Про затвердження форм реєстрів для реєстрації нотаріальних дій, нотаріальних свідоцтв і посвідчувальних написів на угодах і засвідчуваних документах», додаток до якого містить форми нотаріальних актів.

Нотаріальне діловодство ведеться російською мовою або мовою, передбаченому законодавством республік у складі РФ, автономної області і автономних округів. Якщо звернулась за вчиненням нотаріальної дії, не знає мови, якою ведеться нотаріальне діловодство, тексти оформлених паперів повинні бути перекладені їй нотаріусом або перекладачем.

Діловодство нотаріуса включає:

- ведення документації, безпосередньо пов'язаної з вчиненням нотаріальних дій;

- організаційно-розпорядчу документацію;

- роботу зі скаргами, заявами та іншими листами громадян і організацій і контроль за їх розглядом;

- складання номенклатур;

- ведення архіву нотаріальної контори.

Відповідальність за організацію і правильну постановку діловодства та стан архіву несе нотаріус. Контроль за виконанням правил ведення діловодства нотаріусами, які займаються приватною практикою, здійснюють органи юстиції спільно з регіональними нотаріальними палатами.

Для обліку документів і контролю за їх виконанням в нотаріальній конторі повинні вестись такі книги і журнали (додаток N 1 до Інструкції з діловодства):

а) журнал вхідної кореспонденції (форма N 1);

б) журнал вихідної кореспонденції (форма N 2);

в) розносна книга для місцевої кореспонденції (форма N 3);

г) книга скарг і пропозицій (форма N 4).

Зазначені книги і журнали, а також всі інші книги і журнали повинні бути прошнуровані, аркуші їх пронумеровані і скріплені печаткою органу юстиції (для державних нотаріальних контор) або нотаріальної палати (для нотаріусів, що займаються приватною практикою).

При складанні нотаріальних свідоцтв і посвідчувальних написів, ведення реєстрів для реєстрації нотаріальних дій а також інших книг, пов'язаних з вчиненням нотаріальних дій, в даний час можливо дотримуватися Вказівок щодо заповнення форм реєстрів для реєстрації нотаріальних дій, нотаріальних свідоцтв і посвідчувальних написів на угодах і засвідчуваних документах , затверджених Міністерством юстиції СРСР 29 грудня 1973 року (додаток 2), знову-таки з урахуванням наявних змін в чинному цивільному і сімейному законодавстві. У документах організаційно-розпорядчого характеру слід вказувати прізвище, ім'я, по батькові нотаріуса, назва нотаріального округу, в якому нотаріусом здійснюється нотаріальна діяльність, і поштову адресу (як правило, відтворюється в бланку документа), найменування виду документа і його заголовок. При складанні і оформленні документів необхідно також дотримуватись вимог Основних положень Єдиної державної системи діловодства про адресуванні, посвідченні документів, проставлення дати і відміток про їх проходження і виконання.

Найменування виду документа повинно бути вказано на кожному документі (за винятком листа).

Тема складається до будь-якого документу формату А4 (210 х 297 мм) незалежно від його призначення.

Тема формулюється упорядником, він повинен бути гранично коротким і точно відображати зміст документа. Заголовок не проставляється на повідомленнях і телефонограми.

При написанні адреси на документі необхідно дотримуватися таких правил:

- документ адресується установі, її структурним підрозділам або конкретній посадовій особі;

- найменування установи та її структурного підрозділу вказується в називному відмінку;

- при направленні документа посадовій особі вказується найменування установи в називному відмінку, а посада і прізвище адресата - у давальному;

- поштову адресу кореспондента вказується повністю після назви установи, якій направляється документ. У тому випадку, коли документ направляється громадянам, спочатку зазначається поштова адреса, а потім прізвище та ініціали одержувача.

Перед поштовою адресою кореспондента вказується індекс підприємства зв'язку місця призначення.

Дата на документі проставляється шляхом написання числа і року цифрами, а місяця - прописом або трьома парами арабських цифр. Якщо документ складений не на бланку, дата проставляється нижче підпису з лівого боку документа.

До складу підпису входять: позначення посади особи, яка підписує документ, особистий підпис і його розшифрування, наприклад «Нотаріус (підпис) Н.А. Сергєєв ».

При підписанні документів, складених комісією, зазначаються не посади осіб, які склали документ, а розподіл обов'язків у складі комісії (голова комісії, члени комісії).

Додатки до документа перераховуються після тексту документа із зазначенням кількості аркушів у кожному додатку та кількості їх примірників.

Якщо документ має додатки, що згадуються в тексті, то в додатку слід вказати лише кількість аркушів і число примірників.

Реєстрації підлягають всі документи (в тому числі заяви), що вимагають виконання нотаріальною конторою.

Не реєструються лише різні друковані видання, рекламні повідомлення, особисте листування, вітальні листівки, запрошення та інші подібні до них документи, які з діяльністю нотаріуса не пов'язані.

При прийомі надходить до нотаріальної контори кореспонденції перш за все відбирається кореспонденція, доставлена ​​не за призначенням, а також перевіряється цілісність вкладення. Помилково доставлена ​​кореспонденція пересилається за належністю.

Якщо буде виявлено відсутність документів або додатків до них, про це повідомляється відправнику.

Усі конверти, за винятком особистої кореспонденції і листів на адресу громадських організацій, розкриваються. Конверти, як правило, знищуються, крім випадків, коли вони необхідні для встановлення адреси відправника, а також часу відправлення і отримання кореспонденції.

На всіх вхідних документах у правому нижньому куті першої сторінки проставляється реєстраційний штамп (додаток 1, форма N 5). Проставлення дати надходження документа не є його реєстрацією. Підлягають реєстрації документи реєструються в день надходження.

Незареєстровані документи, в тому числі і документи, надіслані на адресу громадських організацій, і з позначкою «особисто», передаються за призначенням.

Документи, що підлягають реєстрації, враховуються в Журналі вхідної кореспонденції (додаток 1, форма N 1). На кожному з цих документів, крім дати надходження, проставляються також номер, під яким він зареєстрований в журналі, і номер справи (наряду), в яке документ буде формуватися (підшиватися).

Заяви про прийняття спадщини, видачу свідоцтв про право на спадщину, про відмову від спадщини, про оплату витрат за рахунок спадкового майна, про вжиття заходів до охорони спадкового майна, претензії кредиторів, повідомлення судових і слідчих органів про накладення арештів на нерухоме майно, якщо вони надійшли поштою, реєструються в Журналі вхідної кореспонденції і приймаються до виконання.

Пропозиції, заяви і скарги громадян реєструються, як і вся інша кореспонденція, в Журналі вхідної кореспонденції і після їх виконання підшиваються в справу (наряд), передбачений номенклатурою справ нотаріальної контори.

Нотаріус, який розглянув документ, вирішує питання про порядок і строки його виконання (документ приймається до виробництва, кореспонденту дається відповідь по суті і т.д.).

Документ вважається виконаним тоді, коли вирішені всі поставлені в ньому питання і, якщо це потрібно, дано відповідь кореспонденту.

На виконаному документі проставляється відмітка про виконання і направлення його до справи (наряд).

Відмітка про виконання поміщається на нижньому полі першого аркуша документа або через брак місця на звороті першого аркуша документа і включає коротку довідку про виконання (якщо відсутній документ, який свідчить про виконання), а також слова «в справу» і номер справи (наряду), в яке має бути підшитий виконаний документ.

Вихідні документи реєструються в Журналі вихідної кореспонденції (додаток 1, форма N 2).

На вихідному документі проставляється номер, що відповідає порядковому номеру по Журналу вихідної кореспонденції та номером справи (наряду), в якому буде зберігатися копія вихідного документа.

Кореспонденція надсилається адресатам поштою або через кур'єра. В останньому випадку вона вручається адресату під розписку в розносної книзі (додаток 1, форма N 3).

Номенклатура справ (нарядів) складається на основі зразкової номенклатури (додаток 1, форма N 6).

У номенклатуру повинні бути включені всі справи (наряди), які ведуться в нотаріальній конторі, а також реєстри, книги, журнали.

Номенклатура затверджується нотаріусом. Діюча номенклатура в кінці кожного року уточнюється і знову вводиться в дію з 1 січня наступного року.

Якщо протягом року в нотаріальній конторі виникне необхідність в закладі не передбачених номенклатурою справ (нарядів), вони додатково вносяться в номенклатуру. Для цього в номенклатурі передбачаються резервні номери.

Після закінчення року в кінці номенклатури робиться підсумковий запис про кількість заведених справ (нарядів).

Цей екземпляр номенклатури справ (нарядів) є обліковим документом для справ тимчасового зберігання і зберігається в архіві нотаріальної контори постійно.

Всі наявні в нотаріальній конторі документи після їх виконання групуються в справи (наряди).

Заяви про прийняття спадщини, про видачу свідоцтва про право на спадщину або про відмову від спадщини, про оплату витрат за рахунок спадкового майна, про вжиття заходів до охорони спадкового майна, за якими прийняті ці заходи, а також претензії кредиторів відразу ж формуються в окремі спадкові справи, кожна справа отримує індекс, що відповідає номенклатурі справ (нарядів), потім реєструється в Книзі обліку спадкових справ (додаток 1, форма N 7), і йому присвоюється номер, що відповідає порядковому номеру по це ій книзі.

У спадкову справу підшиваються всі документи, пов'язані з оформленням спадщини за вказаною заявою.

Якщо спадкове справа не закінчено провадженням в поточному році, то воно переходить в наступний рік під тим же номером і перереєстрації не підлягає.

Групувати в справи (наряди) слід документи одного діловодного року. Всередині справи (наряду) документи систематизуються в хронологічному порядку, причому документ-відповідь повинен розташовуватися після документа-запиту.

Орієнтовна номенклатура справ (нарядів)

нотаріальної контори (нотаріуса)

I-1. Накази і вказівки Міністерства юстиції РФ, міністерства (управління) юстиції автономної республіки, краю, області, роз'яснення Федеральної і регіональної нотаріальних палат з питань нотаріату.

I-2. Документи фінансової та господарської діяльності.

I-3. Статистичні звіти.

I-4. Довідки та акти про результати перевірки роботи нотаріальної контори.

I-5. Протоколи виробничих нарад.

I-6. Накази, трудові договори та інші документи по особовому складу.

I-7. Матеріали з узагальнення нотаріальної практики.

I-8. Листування з установами та організаціями.

I-9. Заяви фізичних осіб, які не пов'язані із вчинюваними нотаріальними діями, і відповіді на них.

I-10. Номенклатура справ нотаріальної контори.

I-11. Описи документальних матеріалів, зданих в архів.

I-12. Журнал реєстрації вхідної кореспонденції.

I-13. Журнал реєстрації вихідної кореспонденції.

I-14. Книга скарг та пропозицій.

I-15. Журнал обліку викликів нотаріуса додому.

II-1. Договори про зведення житлових будинків.

II-2. Договори про відчуження нерухомого майна і документи, на підставі яких вони посвідчені.

II-3. Договори про заставу майна і документи, на підставі яких вони посвідчені.

II-4. Інші договори.

II-5. Довіреності.

II-6. Нотаріально засвідчені заповіту.

II-7. Спадкові справи.

II-8. Свідоцтва про право власності на частку в спільному майні подружжя.

II-9. Свідоцтва про посвідчення фактів перебування осіб в живих і в певному місці, тотожності громадянина з особою, зображеною на фотографічній картці, про прийняття на зберігання документів.

II-10. Документи по посвідченню часу пред'явлення документів.

II-11. Документи по передачі заяв громадян, установ, підприємств та організацій іншим громадянам, установам, підприємствам і організаціям.

II-12. Документи по здійсненню депозитних операцій.

II-13. Копії виконавчих написів з відносяться до них документами.

II-14. Акти про морські протести.

II-15. Документи, складені в зв'язку з забезпеченням доказів.

II-16. Листування з установами та громадянами з питань вчинення нотаріальних дій.

II-17. Особові справи юридичних осіб.

II-18. Постанови про відмову у вчиненні нотаріальних дій.

II-19. Постанови про направлення документів на експертизу.

II-20. Реєстри для реєстрації нотаріальних дій.

II-21. Реєстри для реєстрації арештів, накладених на нерухоме майно судовими та слідчими органами.

II-22. Книга обліку спадкових справ.

II-23. Алфавітна книга обліку спадкових справ.

II-24. Алфавітна книга обліку заповітів.

II-25. Алфавітна книга обліку арештів, накладених на нерухоме майно.

II-26. Книга обліку заяв про вжиття заходів до охорони спадкового майна.

II-27. Книга обліку цінностей при вжитті заходів щодо охорони спадкового майна.

Нотаріальні документи - свідоцтва, договори та інші документи, на підставі яких вони вчинені, а також реєстри та книги обліку зберігаються в нотаріальній конторі в умовах, що забезпечують їх збереження.

Вилучення і видача будь-яких документів зі справ (нарядів) забороняється.

У виняткових випадках (на вимогу суду, прокуратури, органів слідства та дізнання в зв'язку з знаходяться у їх провадженні кримінальними або цивільними справами) таке вилучення проводиться з обов'язковим залишенням завіреної копії вилученого документа, протоколу виїмки або запиту суду.

Довідки про вчинені нотаріальні дії та документи видаються з дотриманням вимог ст. 5 Основ законодавства РФ про нотаріат.

Після закінчення року нотаріусом проводиться підготовка справ для архівного зберігання: уточнюється систематизація документів в справах (при необхідності справи переформовуються), проводиться оформлення справ (нарядів), справи постійного і довготривалого зберігання полягають в тверду обкладинку, документи перекладаються в хронологічному порядку і прошиваються. Листи справ нумеруються. Нумерація аркушів виробляється в правому верхньому кутку кожного аркуша документа простим олівцем. Якщо на листах раніше вже була нумерація, не збігається з новою, то колишні номери закреслюються простим олівцем, а новий номер ставиться поруч.

В кінці наряду на окремому чистому аркуші робиться засвідчувальний напис за такою формою: «У справі (наряді) прошито і пронумеровано 5 (п'ять) листів. Нотаріус (підпис), дата ».

Обкладинки справ (нарядів) оформляються згідно з додатком 1 (форма N 8). Тема на обкладинку справи (наряду) переноситься з номенклатури справ. На обкладинці вказується також рік його утворення в діловодстві нотаріальної контори.

Кількість аркушів у справі (наряді) вказується цифрами на підставі даних засвідчувального напису.

На справи постійного зберігання складаються описи. Опис складається з річних розділів і являє собою перелік заголовків справ (нарядів) з включенням необхідних відомостей про їх склад і зміст (додаток 1, форма N 9, 10).

Одночасно з підготовкою документів на зберігання проводиться відбір документів, що підлягають знищенню.

Відбір документів для знищення оформляється актом (додаток 1, форма N 11).

При відборі документів для знищення слід враховувати терміни зберігання документів, керуючись при цьому Переліку документів Міністерства юстиції СРСР, органів установ юстиції та судів із зазначенням терміну зберігання документів, затвердженим Міністерством юстиції СРСР 31 січня 1980 року і Головним архівним управлінням при Раді Міністрів СРСР 25 квітня 1980 р

У разі складення повноважень нотаріусом, які займаються приватною практикою, його архів передається спільним рішенням органу юстиції і нотаріальної палати іншого нотаріуса. Про передачу архіву складається відповідний акт, що затверджується органом юстиції і нотаріальної палатою.

Форми реєстрів для реєстрації нотаріальних дій, нотаріальних свідоцтв затверджені Наказом Міністерства юстиції РФ від 10 квітня 2002 N 99 «Про затвердження Форм реєстрів для реєстрації нотаріальних дій, нотаріальних свідоцтв і посвідчувальних написів на угодах і засвідчуваних документах» і містяться в додатку до нього:

- реєстр для реєстрації нотаріальних дій нотаріуса (форма N 1);

- реєстр для реєстрації заборон відчуження рухомого і нерухомого майна, а також арештів, накладених судовими та слідчими органами (форма N 2).

При заповненні реєстрів для реєстрації нотаріальних дій, нотаріальних свідоцтв і посвідчувальних написів на документах в даний час можливо дотримуватися основних положень, що містяться в командному листі Міністерства юстиції СРСР від 24 листопада 1986 р в тій частині, в якій вони не суперечать чинному законодавству.

Всі нотаріальні дії, вчинені нотаріусами, крім депозитних операцій, повинні реєструватися в реєстрі для реєстрації нотаріальних дій (додаток до вищезгаданого Наказу Міністерства юстиції РФ, форма N 1).

Реєстри повинні бути прошнуровані, аркуші їх пронумеровані. Кількість аркушів завіряється підписом працівника міністерства юстиції союзної республіки (де немає обласного поділу), автономної республіки, міністерства (управління, відділу) юстиції області, а для нотаріусів, що займаються приватною практикою, - можливо, і підписом працівника нотаріальної палати. Підпис працівника скріплюється печаткою відповідного органу.

Запис нотаріальної дії в реєстрі провадиться нотаріусом чи іншим працівником нотаріальної контори тільки після того, як посвідчувальний напис або видається документ підписано нотаріусом.

Незаповнені рядки в реєстрі мають бути прокреслені, підчищення не допускаються, а поправки повинні бути застережені підписом нотаріуса.

У графі 1 форми N 1 вказується порядковий номер нотаріальної дії з початку року. Номер, під яким нотаріальна дія зареєстрована в реєстрі, вказується в видавали нотаріусом документах і в посвідчувальних написах на документах.

Вказується в графі 2 дата вчинення нотаріальної дії повинна збігатися з датою, зазначеної в посвідчувальному написі, у свідоцтві або в іншому документі, оформленому нотаріусом.

У графі 3 вказуються прізвища, імена, по батькові та місця проживання громадян, для яких вчиняється нотаріальна дія, або їх представників (батьків, опікунів, піклувальників, осіб, що діють за дорученням), в цій графі додатково зазначаються прізвища, імена, по батькові громадян, які підписалися за осіб, які не можуть самостійно розписатися, а також перекладачів.

Якщо нотаріальна дія вчиняється для юридичної особи, в цій графі слід вказувати повне найменування юридичної особи, документи, що підтверджують його правоздатність, і відомості про представника.

Якщо для засвідчення вірності копії документа був не той громадянин, на ім'я якого видано цей документ, а на його прохання інший громадянин, то вказується прізвище, ім'я, по батькові з'явився громадянина і місце його проживання. У випадках, коли екземпляр нотаріально оформленого документа залишається в справах державної нотаріальної контори чи нотаріуса (договір, заповіт, свідоцтво та ін.), Адреса громадян, для яких скоєно таку нотаріальну дію, не вказується.

У графі 4 реєстру зазначаються серія, номер, дата видачі та ким виданий паспорт або інший документ, пред'явлений для встановлення особи з'явився для вчинення нотаріальної дії, і рік народження на підтвердження перевірки дієздатності учасників при посвідченні угод і вчиненні ряду інших нотаріальних дій.

У графі 5 при засвідченні вірності копії документа вказується найменування документа, короткий його зміст, прізвище, ім'я та по батькові громадянина, якому належить цей документ, ким він виданий і дата його видачі. Наприклад: «Коп. свид. про нар. Іванової Софії Павлівни 10.05.82, вид. Радянським РАГСом м Москви », або« 2 коп. дипл. Сидорина Ніни Дмитрівни, вид. МВТУ 08.06.85 ».

Якщо засвідчується вірність декількох копій одного документа, то вказується число примірників. Якщо копія документа викладається на декількох сторінках, то вказується кількість сторінок. Однак якщо засвідчується одна копія на одній сторінці, кількість копій і сторінок не вказується.

При посвідченні угод в цій графі вказується тільки вид угоди. Наприклад, «Договір купівлі-продажу будинку», «Заповіт», так як докладний зміст угоди викладено в екземплярі угоди, залишати в справах нотаріуса. Таким же скороченим порядком записуються і видані свідоцтва (про право на спадщину, про право власності на частку в спільному майні подружжя, про знаходження громадянина в живих і ін.).

У графі 6 сума стягнутої державного мита (нотаріального тарифу) вказується окремо за вчинення нотаріальних дій та за складання проектів угод, заяв, виготовлення копій документів.

Якщо державне мито (тариф) додатково стягує або надмірно стягнута мито повертається, то в цій графі робиться відповідна відмітка.

При виготовленні копій документів, що залишаються у справах нотаріуса замість справжніх (наприклад, при оформленні спадщини), коли робота виконана не в момент вчинення нотаріальних дій, ця робота записується в реєстрі для реєстрації нотаріальних дій із зазначенням стягненої за неї держмита (тарифу) в графу 6 реєстру. Запис до реєстру зазначеної вище роботи повинна проводитися під одним номером незалежно від кількості виготовлених документів. Коли ця технічна робота виконується одночасно з нотаріальним дією, то запис її виробляється під одним з нотаріальним дією номером.

Якщо документ або особа, для якого вчиняється нотаріальна дія, звільнені від сплати державного мита (тарифу), то в графі 6 вказується: «Від сплати держмита звільнений на підставі (зазначається підстава звільнення від сплати держмита або тарифу)». У цих випадках особи, які отримують нотаріально оформлені документи, вказують в графі 7 реєстру, що документ отримано ними безкоштовно.

У разі виявлення помилок у нумерації нотаріальних дій у реєстрі про це складається акт за підписом нотаріуса і долучається до даного реєстру. При підготовці статистичного звіту мають бути враховані розбіжності в нумерації.

Необхідність існування реєстру за формою N 2 в даний час видається сумнівною з наступних причин.

По-перше, нотаріуси в даний час не накладають заборон на відчуження майна. Стаття 76 Основ законодавства РФ про нотаріат носить бланкетний характер: накладення заборон на відчуження майна здійснюється на умовах і в порядку, встановлених законодавством РФ. На сьогоднішній день таких умов не існує. Навіть якщо виходити з того, що в подальшому будь-якими нормативними актами буде передбачено обов'язок і порядок накладення нотаріусами заборон, то заборони, як будь-які інші нотаріальні дії, повинні бути зареєстровані в реєстрі реєстрації нотаріальних дій. Сенсу в подвійної реєстрації заборон, зрозуміло, немає; цілком достатньо було б ведення алфавітної книги реєстрації заборон щодо відчуження майна.

По-друге, обов'язок по реєстрації арештів, обтяжень (обмежень) прав на нерухоме майно чинним законодавством покладена не на нотаріусів, а на установи юстиції, що здійснюють державну реєстрацію прав на нерухоме майно та угод з ним.

Деякі нотаріуси ведуть реєстр форми N 2 з метою створення власної бази даних, реєструючи в ньому відомості про арешти, накладених судовими та слідчими органами, а також податковими та митними органами за санкцією прокурора, що надійшли безпосередньо нотаріусу. Однак повнотою інформації такі реєстри, природно, не володіють.

Форми нотаріальних свідоцтв затверджені Наказом Міністерства юстиції РФ від 10 квітня 2002 N 99 «Про затвердження Форм реєстрів для реєстрації нотаріальних дій, нотаріальних свідоцтв і посвідчувальних написів на угодах і засвідчуваних документах».

Свідоцтва готуються нотаріусом на чистих аркушах паперу або на спеціальних друкарських бланках. У свідоцтві про право на спадщину (форми N 3 - 12) в обов'язковому порядку зазначаються склад спадкового майна, його характеристика та оцінка, а в необхідних випадках і місце його знаходження. У свідоцтві про право власності (форми N 15, 16), що видається подружжю або пережили дружину, також докладно дається характеристика майна, придбаного подружжям в період шлюбу.

При наявності в складі спадщини грошового внеску сума вкладу вказується в свідоцтві тільки за бажанням спадкоємців.

Замість перерахування речей, щодо яких вжито заходів до охорони спадкового майна, в тексті свідоцтва може бути зроблено посилання на акт опису, складений нотаріусом, із зазначенням дати опису і суми. Однак якщо до складу цього спадкового майна входить також нерухоме майно, автомобіль, грошовий внесок, паенакопления, у всіх випадках в тексті свідоцтва про право на спадщину це майно спеціально вказується окремим пунктом.

У тих випадках, коли свідоцтво про право на спадщину за заповітом видається декільком спадкоємцям на конкретне майно, то вказується майно, заповідане кожному із спадкоємців, і його оцінка.

Якщо до складу спадкового майна входить нерухоме майно, в тексті свідоцтва зазначається, що виникає на підставі нього право власності (інше право) підлягає реєстрації в органі юстиції, що здійснює державну реєстрацію прав на нерухоме майно та угод з ним, за місцем знаходження нерухомого майна. При видачі свідоцтва про право на спадщину та про право власності на автомототранспортних засобів в тексті свідоцтва слід вказувати, що транспортний засіб підлягає перереєстрації в органах ДАІ (ГИБДД).

У свідоцтвах про право на спадщину повинні міститися вказівки на наявні обмеження (обтяження) прав.

При видачі свідоцтва про право власності одному з подружжя (форма N 15) замість слів «право власності належить ...» вказується: «право власності належить гр. Петрову Семену Федоровичу в 1/2 частці ».

У другому абзаці слова «кожного з них» опускаються, а замість слів «в зазначених долях» пишеться «у зазначеній частці».

Якщо свідоцтво про посвідчення факту знаходження громадянина в живих (форми N 17 - 18) відбувається поза приміщенням нотаріальної контори, то замість слів «Гр .____________ з'явився в зазначену державну нотаріальну контору особисто в ____ годин ______ хвилин» вказується: «у чому я переконався особисто , з'явившись за вказаною адресою місця його проживання в ______ годин ______ хвилин ».

Якщо нотаріальна дія вчиняється в лікувальному закладі, з виїздом на будинок і т.п., то вказується місце його вчинення та адреса.

Якщо неповнолітній з'явився в супроводі опікуна або піклувальника, то замість слів «батьком (матір'ю)» вказується: «опікуном (піклувальником)». Після слів «особистість громадян, згаданих у свідоцтві, встановлено» вказується: «факт призначення гр. (Прізвище, ім'я, по батькові опікуна або піклувальника) опікуном (піклувальником) перевірений ».

З цієї ж формі видається свідоцтво для дії за кордоном. При цьому в тексті свідоцтва прізвище, ім'я та по батькові нотаріуса, яка посвідчила факт знаходження громадянина в живих, вказуються повністю. На прохання особи, якій видається свідоцтво, в тексті може бути зазначено його громадянство або національність, рік і місце народження, дошлюбне прізвище, сімейний стан, професія.

Слід мати на увазі, що форма N 18, що встановлює обов'язковість явки до нотаріуса неповнолітнього громадянина для посвідчення факту перебування його в живих в супроводі законного представника, повинна застосовуватися з урахуванням ст. 21, 26 і 27 ГК: якщо неповнолітній громадянин придбав дієздатність в повному обсязі до досягнення вісімнадцятирічного віку, нотаріальні дії він робить самостійно.

Якщо свідоцтво про посвідчення факту перебування фізичної особи в певному місці (форма N 19) відбувається поза приміщенням нотаріальної контори, то замість слів: «приміщенні зазначеної нотаріальної контори за адресою» вказується: «місці свого проживання за вказаною адресою, в чому я переконався особисто».

Про прийняття на зберігання документів складається опис (найменування документа, його основні реквізити, кому належить), яка підписується громадянином, що здали на зберігання документи, і державним нотаріусом. Опис в установленому порядку скріплюється зі свідоцтвом.

Якщо свідоцтво про передачу заяви (форма N 21) викладається на звороті примірника поданої заяви, то замість слів «заява містила» може бути зазначено: «зміст заяви викладено на звороті справжнього свідоцтва».

У випадках, коли особа, яка подала заяву, просить вказати зміст одержаної на заяву відповіді або що відповіді до призначеного терміну не було, після слів «заява містила» вказується: «на заяву через зазначену державну нотаріальну контору __________ (дата прописом) отримана відповідь такого змісту : _____________ »або« відповіді на заяву через зазначену державну нотаріальну контору до _______ (дата прописом) отримано не було ».

Текст посвідчувального напису може бути виготовлений за допомогою будь-яких технічних засобів або ясно написаний від руки. Можуть бути використані мастичні штампи. Підчищення не допускаються, незаповнені місця повинні бути прокреслені, приписки та інші виправлення обумовлені. Дуже чітко і розбірливо повинні бути вказані прізвище, ім'я, по батькові нотаріуса, найменування нотаріального округу. Можуть бути використані спеціально для цього виготовлені штампики.

Посвідчувальний напис викладається на лицьовій стороні документа або на звороті документа. Якщо посвідчувальний напис проставляється на лицьовій стороні, зворотна сторона документа проти написи прокреслюється. Якщо посвідчувальний напис викладається на зворотному боці документа, в цьому випадку на лицьовій стороні документа вказується частина найменування міста (селища, села), де розташована нотаріальна контора, а на зворотний переноситься інша частина найменування. Наприклад: «Екатерін-» і далі на звороті документа - «бург».

Якщо посвідчувальний напис не вміщується на відповідному документі, вона може бути продовжена або викладена повністю на прикріпленому до документа аркуші паперу. У цьому випадку аркуші, на яких викладено текст документа і посвідчувального напис, прошнуровуються і нумеруються, кількість аркушів завіряється підписом державного нотаріуса з прикладенням печатки нотаріальної контори. Для викладу посвідчувального напису чи його продовження допускається також підклейка аркуша паперу з додатком друку, відбиток якої повинен бути частково зображений на підклеєному аркуші. Прикріплення і підклеювання аркушів паперу для напису про засвідчення вірності копії документа не допускаються.

Дати оформлення в текстах договорів, довіреностей, заповітів, інших документів, а також дати посвідчення в посвідчувальних написах вказуються повністю словами.

При посвідченні договорів про відчуження нерухомого майна і договорів про іпотеку в тексті посвідчувального напису слід вказувати, що договір (або перехід права власності на підставі його) підлягає реєстрації в органі юстиції, що здійснює державну реєстрацію прав на нерухоме майно та угод з ним. При цьому необхідно мати на увазі, що згідно з нормами ЦК державної реєстрації підлягають такі договори про відчуження нерухомого майна:

- договір продажу підприємства як майнового комплексу (п. 3 ст. 560 ЦК);

- договір продажу житлового приміщення (п. 2 ст. 558 ЦК);

- договір дарування будь-якого нерухомого майна (п. 3 ст. 574 ЦК);

- договір постійної і довічної ренти, що передбачає відчуження нерухомого майна під виплату ренти (ст. 584 ЦК);

- договір довічного утримання з коштом (п. 2 ст. 601 ЦК).

У всіх інших випадках відчуження нерухомого майна державної реєстрації підлягає тільки перехід права власності на нерухомість.

Відповідно до ст. 339 ЦК договір іпотеки підлягає державній реєстрації.

У засвідчувальних написах, що здійснюються на договорах про відчуження автомототранспортних засобів, повинно бути зроблено вказівку, що договір підлягає пред'явленню в органи ДАІ (ГИБДД) для перереєстрації транспортного засобу.

При посвідченні телеграми-доручення на примірнику, залишає в справах нотаріуса, нотаріус повинен зробити відмітку про те, що довіреність підписана подаються в присутності нотаріуса, особистість його встановлено, дієздатність перевірено.

У разі, коли нотаріальна дія скоєно поза приміщенням нотаріальної контори, в посвідчувальному написі, так само як і в реєстрі для реєстрації нотаріальних дій, вказується місце вчинення нотаріальної дії із зазначенням адреси. Наприклад: «Заповіт посвідчено на дому за адресою: вул. Польова, д. 3, кв. 11 ».

Якщо нотаріальна дія вчиняється в лікувальному закладі, вказується його назва та адреса.

У практиці роботи нотаріусів виникає питання про можливість включення в тексти посвідчувальних написів реквізитів ліцензії нотаріуса, що займається приватною практикою, а також номери і дати наказу про призначення його на посаду. Вищезазначеним Наказом Міністерства юстиції РФ відображення цієї інформації в посвідчувальних написах і свідченнях не передбачено, тому обов'язковим не є, однак, з іншого боку, і не суперечить чинному законодавству.

Чи не суперечить законодавству також включення в текст посвідчувального напису вказівки про те, що текст документа зачитаний особі, що оформляє його, вголос. Вимога зачитати текст угоди, заяви та іншої документа вголос його учасникам міститься в ст. 44 Основ законодавства РФ про нотаріат і, таким чином, є частиною процедури вчинення нотаріальної дії, тому подібне вказівку може бути включено в текст посвідчувального напису.

Якщо документ або громадянин, для якого вчиняється нотаріальна дія, звільнені від сплати державного мита (тарифу), в посвідчувальному написі зазначається: «Від сплати державного мита (тарифу) звільнений на підставі (зазначається підстава звільнення)».

Звернулися за вчиненням нотаріальної дії особам, які не знають мови, якою ведеться діловодство, тексти оформлюваних документів мають бути перекладені нотаріусом або перекладачем. У цьому випадку документ оформляється російською мовою. Після тексту документа, наприклад довіреності, перед підписом подається вказується: «З огляду на незнання російської мови гр. (Прізвище, ім'я, по батькові) текст довіреності переведений йому усно на литовську мову мною, нотаріусом (прізвище та ініціали) »або« З огляду на незнання російської мови гр. (Прізвище, ім'я, по батькові) текст довіреності переведений йому усно на литовську мову перекладачем (підпис перекладача із зазначенням прізвища, імені, по батькові) ». Після цього розписується представляється, потім проставляється посвідчувальний напис про посвідчення довіреності з додаванням в написи наступних слів: «При цьому засвідчую вірність усного перекладу тексту довіреності з російської мови на литовську мову» або «Підпис перекладав усно текст довіреності з російської мови на литовську мову зроблена перекладачем (прізвище, ім'я, по батькові), справжність підпису якого свідчу ».

Якщо при вчиненні нотаріальної дії громадянин просить одночасно оформити і переклад документа, в цьому випадку у посвідчувальному написі зазначається про виробництво цих двох нотаріальних дій.

Наприклад, при засвідченні вірності копії документа з одночасним перекладом тексту копії документа з однієї мови на іншу мову нотаріусом посвідчувального напис викладається в такій редакції:

При цьому засвідчую вірність перекладу даного тексту з _______ мови на _________ мову.

Зареєстровано в реєстрі за N __________

Стягнуто державного мита (тариф) __________

Якщо переклад документа робиться перекладачем, то посвідчувального напис викладається в такій редакції:

Дата (прописом), я, (прізвище, ім'я, по батькові), нотаріус (найменування нотаріального округу) засвідчую вірність цієї копії з оригіналом документа, в останньому підчисток, приписок, закреслених слів і інших необумовлені виправлень або якихось інших особливостей не виявилося.

Підпис перекладав з __________ мови на ___________ мову зроблена перекладачем (прізвище, ім'я, по батькові, реквізити документа, що посвідчує особу), справжність підпису якого свідчу.

Зареєстровано в реєстрі за N _______________

Стягнуто державного мита (тариф) _____________

Гербова печатка Нотаріус (підпис)

Посвідчувальний напис на документі, призначеному для дії за кордоном, проводиться за допомогою технічних засобів або у виняткових випадках від руки, прокреслювати прогалини не слід. Згідно ст. 104 Основ законодавства РФ про нотаріат нотаріус вправі також здійснювати посвідчувальні написи за формою, передбаченою законодавством інших держав, якщо це не суперечить міжнародним договорам РФ.